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Em
resposta à consulta acerca de quais documentos podem ser descartados e
quais documentos devem ser mantidos pela empresa, informamos que faz-se
necessária a preservação de documentos atinentes à eventuais créditos
tributários/trabalhistas e/ou previdenciários ainda não prescritos ou
consumados pela decadência.
Nesse
sentido, regra geral, o prazo para constituição do crédito tributário são
05 (cinco) anos, a contar do lançamento e/ou do primeiro dia do exercício
(ano) seguinte, o que vai variar conforme o tipo de tributo.
Por
extrema cautela, recomenda-se a preservação de documentos relativos aos
últimos 07 (sete) anos completos, vale dizer, sem computar o ano em curso.
Ex: às notas fiscais de compra e venda de mercadorias, extratos bancários,
documentos de despesas e custeio devem ser mantidas pelo prazo acima
especificado.
Saliente-se
que, não se trata de regra absoluta, e por vezes, existem fatores que
interrompem ou suspendem a prescrição. A Exemplo das diversas legislações
esparsas do ano de 2020/2021 que suspenderam diversos prazos em virtude da
Pandemia do Covid-19.
Durante
a tramitação processual, seja ela judicial ou administrativa, também não
corre prescrição ou decadência. Desse modo, se estiver correndo algum
processo, ainda que este dure 30 anos, não há o que falar em prescrição ou
decadência antes do trânsito em julgado do processo, razão pela qual,
aconselha-se a manutenção dos documentos em casos que tais, sem prejuízo da
consultado ao advogado responsável para verificar se a fase processual
ainda permite eventual juntada de documentos.
Com
relação especificamente aos documentos trabalhistas (recibo de férias, 13º,
contracheques, atestados e etc), regra geral, a prescrição acomete os
últimos 05 anos a contar do ajuizamento da ação e/ou 02 (anos) após a
extinção do contrato de trabalho (art.11 da CLT). Contudo, existem também
exceções que impedem a prescrição trabalhista, como por exemplo, a menor
idade do empregado, o fato de o empregado estar suspenso em virtude de
eventual acidente de trabalho e ou doença ou em virtude da própria
tramitação de eventual ação trabalhista.
Desse
modo, aconselha-se a preservação dos documentos atinentes aos últimos 05
anos, sem prejuízo do contato com advogado para análise de eventual
peculiaridade que fuja à regra geral.
Excepcionalmente, aconselhamos não
descartar nada durante a existência da empresa dos seguintes documentos:
1.
Livro diário de todos os anos, ainda
que já prescritos, como de 2015 para traz. Isto é uma Recomendação
rigorosa.
2.
Livro de registro de empregados e
rescisões de contrato de trabalho, devem ser guardados eternamente.
3.
Ainda que hoje praticamente todos os
tributos pagos estejam disponíveis no site do agente tributante, a exceção
do FGTS que ainda é muito artesanal, recomendamos que nenhum deles sejam
descartados. Somos testemunhos de cobrança de
tributos pagos, com diversas certidões negativas emitidas para a mesma
empresa durante anos e, sem explicação, aparece cobrança.
4.
Notas fiscais de aquisição de bens do
ativo imobilizado, inclusive veículos, máquinas equipamentos, móveis
utensílios, imóveis etc, não devem ser descartados. Sugerimos manter pasta
(pode ser única), contendo os comprovantes de aquisição e eventuais de
vendas, como veículos e imóveis.
Por
fim, salientamos que referida consulta responde à estratégia geral, não
abrangendo eventuais peculiaridades que devem ser analisadas
casuisticamente, em especial se já judicializada eventual cobrança, razão
pela qual faz-se imprescindível, também, a consultoria do departamento
jurídico e/ou advogado responsável pela empresa.
Atenciosamente,
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Antônio Nogueira Cerqueira
Lavínia Nogueira Vaz
Danielle Cerqueira Amorim
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Jose Nogueira Cerqueira
Marcus Vinicius Barreto Miranda Cerqueira
João Vitor Castro Gomes Cerqueira
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